Part 3Part 3 · Feature ChaptersFeature Chapters · Chapter 20 of 41चैप्टर 20 / 41

Control Room — Feature SwitchesControl Room — Feature Switches

How to reach itAdministration tab›Control Room

इसे कहाँ पाएँAdministration tab›Control Room

OverviewOverview

The Control Room is where hundreds of individual behaviours are switched on or off for the entire company — for example whether negative-stock billing is allowed, whether HSN is mandatory, or how a rate change is handled. It is the single biggest reason two customers' screens behave differently.

Control Room वह जगह है जहाँ पूरी company के लिए सैकड़ों अलग-अलग behaviours on या off किए जाते हैं — जैसे negative-stock billing की अनुमति है या नहीं, HSN ज़रूरी है या नहीं, या rate change कैसे handle हो। दो customers की screens अलग-अलग बर्ताव क्यों करती हैं, इसका सबसे बड़ा कारण यही है।

Why it mattersयह क्यों ज़रूरी है

Most “can we enable / disable this?” and “why does it work like this?” questions are answered here — one setting, applied company-wide.ज़्यादातर “क्या हम इसे enable / disable कर सकते हैं?” और “यह ऐसे क्यों काम करता है?” वाले सवाल यहीं हल होते हैं — एक setting, पूरी company पर लागू।

In detail

Open it — Administration tab → Control Room. Each feature has a fixed name and a list of possible values; pick a value and ask the user to re-login (values load at login). Examples of what lives here:

What lives in the Control Room

Each row is a Feature with a fixed name, a list of possible values, and the selected value. Most are simple Yes/No; some are a short list of choices; a few (the ‘…Name’ ones) take free text.
A feature whose name ends in ‘Name’ renames — and, if left blank, hides — a box on a screen (e.g. ‘Rate3 Name’, ‘ItemGroup1 Name’, ‘Voucher Remark 3 Name’).
The reference below lists the features a support member is most often asked about. There are ~200 in total; use the search box on the screen to find one by name.
Note: negative-stock billing is NOT here — it's a per-user right on the User screen (see Negative-Stock Control).

Billing & entry — Feature	What turning it on does
HSNCode is Compulsory	Blocks saving a bill until every item has an HSN code.
HSN Code Required / Required HSNCode on List	Forces HSN on the invoice / shows it in list screens.
Agent Is Compulsary	Requires an Agent on the voucher — No / Sale / Purchase / Both.
Ewaybill Mandatory	Requires an e-Way Bill on qualifying bills before save.
Vehicle Number Confirmation	Asks the user to confirm the vehicle number.
Action On Rate Change	When a rate is changed on a bill: Ask / Update with Voucher Only / Update with Item Master / Update with Ledger Master.
Credit Limit Required	Turns on credit-limit enforcement (blocks a bill that exceeds the limit).
Zero Quantity and Rate Allowed	Lets a line have 0 qty / 0 rate.
Due Date Option on Voucher	Shows a Due Date box on the voucher.
Show Last 5 Transaction at the time of Billing	Pops the party's recent bills while billing.
BatchNo Required / Date of Expiry Required	Turns on batch number / expiry tracking (pharma, FMCG).
Digit required after Decimal in Rate / Quantity	How many decimal places rate and quantity allow (0–6).

GST, e-Invoice & e-Way — Feature	What it does
Duplicate Account With Same GST Number	No = blocks two ledgers sharing one GSTIN.
2B Matching Tolerance Amount / Days	How much amount / how many days' difference still counts as ‘approximately matched’.
EInvoice Server	Which e-Invoice server to use: Primary / Backup1 / Backup2.
Einvoice and Ewaybill Generate From	Server or Local generation.
Edit Required after E-Invoice	Whether a bill can be edited once its IRN is generated.
Voucher creation not allowed in case of old bill EInvoice is pending	Stops new bills while an earlier IRN is pending.
Cess Required / GSTTDS Required / TCS Required / TDS Required	Show the CESS / GST-TDS / TCS / TDS columns and logic.
Purchase With Zero GST	Allow zero-GST purchases: All / Unregistered Party Only / No.

Printing & messaging — Feature	What it does
Barcode Name / Tag Printing Name	Rename (blank = hide) the barcode / tag print options.
Format Name Required on Cheque Printing	Which cheque layout is used.
Direct Printing Required	Print straight to the printer without the preview.
Group Whatsapp Required	Enables sending to a WhatsApp group.
Whatsapp Message / Payment Reminder Message	The default WhatsApp text / reminder text (free text).
Automatic Upload Invoice Pdf With Invoice	Uploads the invoice PDF automatically.

Reports & masters — Feature	What it does
Default Nature of Report Ledger	Default statement style: Summarized / Detailed / Inventory / Monthly / Date…
Balance Sheet Style	New or Old layout of the Balance Sheet.
Item Ledger Report Style	Monthly or Summarized.
Show PAN in Header / Show Reference Number in Ledger Report	Extra columns/fields on reports.
Rate1–5 Name	Rename (blank = hide) the five item rate boxes.
ItemGroup1–4 Name	Rename (blank = hide) the four item-group boxes.
Rebate1–3 Name / RebateAfterTax Name	Rename the discount/rebate boxes.
Voucher Remark 3 / 4 Name	Rename (blank = hide) the extra voucher remark boxes.
SalesMan Name / Customer Code Required In Ledger	Rename the salesman box / require a customer code.

Locking, approval & numbering — Feature	What it does
Required Voucher Freeze	Turns on period-lock (see Voucher Freeze).
Required Balance Freeze In Ledger	Allows freezing a single ledger.
Required VoucherPrint Before Voucher Approval	Must print before approving.
Required Automatic Ledger Code	Auto-generates a code for new ledgers.
Required Auto Generate Reference No In Purchase	Auto-fills the purchase Ref. No. if left blank.
Mode Of Payment is Compulsory	Forces a MOP on receipts/payments.
Receipt/Payment Format	Standard / BillByBill / Both — the default receipt-payment entry style.

Tip

When a customer says “my screen is different” or “it won't let me do X”, check the Control Room first — right after user permissions.

Tip

Always ask the user to re-login after a change — values load at login.

Tip

Use the search box on the Control Room screen to find a feature by name — the exact spellings above will match.

In detail

इसे खोलें — Administration tab → Control Room। हर feature का एक fixed name और possible values की list होती है; एक value चुनें और user को re-login करने को कहें (values login पर load होती हैं)। यहाँ क्या-क्या रहता है, उसके examples:

Control Room में क्या रहता है

हर row एक Feature है जिसका एक fixed name, possible values की list, और selected value होता है। ज़्यादातर simple Yes/No हैं; कुछ में choices की छोटी list है; कुछ (‘…Name’ वाले) free text लेते हैं।
जिस feature का नाम ‘Name’ पर खत्म होता है वह किसी screen के box का नाम बदलता है — और अगर खाली छोड़ा जाए तो उसे छिपा देता है (जैसे ‘Rate3 Name’, ‘ItemGroup1 Name’, ‘Voucher Remark 3 Name’)।
नीचे दी गई reference उन features को list करती है जिनके बारे में support member से सबसे ज़्यादा पूछा जाता है। कुल मिलाकर ~200 हैं; किसी को name से ढूँढने के लिए screen पर मौजूद search box का इस्तेमाल करें।
ध्यान दें: negative-stock billing यहाँ नहीं है — यह User screen पर per-user right है (देखें Negative-Stock Control)।

Billing & entry — Feature	इसे on करने से क्या होता है
HSNCode is Compulsory	जब तक हर item का HSN code न हो, bill save करने से रोकता है।
HSN Code Required / Required HSNCode on List	invoice पर HSN ज़रूरी करता है / list screens में उसे दिखाता है।
Agent Is Compulsary	voucher पर Agent ज़रूरी करता है — No / Sale / Purchase / Both।
Ewaybill Mandatory	योग्य bills पर save से पहले e-Way Bill ज़रूरी करता है।
Vehicle Number Confirmation	user से vehicle number confirm करने को कहता है।
Action On Rate Change	जब bill पर rate बदला जाए: Ask / Update with Voucher Only / Update with Item Master / Update with Ledger Master।
Credit Limit Required	credit-limit enforcement on करता है (limit से ज़्यादा वाला bill रोकता है)।
Zero Quantity and Rate Allowed	किसी line में 0 qty / 0 rate होने देता है।
Due Date Option on Voucher	voucher पर Due Date box दिखाता है।
Show Last 5 Transaction at the time of Billing	billing के दौरान party के हाल के bills pop करता है।
BatchNo Required / Date of Expiry Required	batch number / expiry tracking on करता है (pharma, FMCG)।
Digit required after Decimal in Rate / Quantity	rate और quantity में कितने decimal places की अनुमति है (0–6)।

GST, e-Invoice & e-Way — Feature	यह क्या करता है
Duplicate Account With Same GST Number	No = दो ledgers को एक ही GSTIN share करने से रोकता है।
2B Matching Tolerance Amount / Days	कितने amount / कितने दिनों का फ़र्क अब भी ‘लगभग matched’ माना जाए।
EInvoice Server	कौन सा e-Invoice server इस्तेमाल हो: Primary / Backup1 / Backup2।
Einvoice and Ewaybill Generate From	Server या Local generation।
Edit Required after E-Invoice	क्या IRN generate होने के बाद bill edit हो सकता है।
Voucher creation not allowed in case of old bill EInvoice is pending	जब किसी पुराने bill का IRN pending हो तो नए bills रोकता है।
Cess Required / GSTTDS Required / TCS Required / TDS Required	CESS / GST-TDS / TCS / TDS columns और logic दिखाता है।
Purchase With Zero GST	zero-GST purchases की अनुमति: All / Unregistered Party Only / No।

Printing & messaging — Feature	यह क्या करता है
Barcode Name / Tag Printing Name	barcode / tag print options का नाम बदलता है (खाली = छिपाता है)।
Format Name Required on Cheque Printing	कौन सा cheque layout इस्तेमाल हो।
Direct Printing Required	preview के बिना सीधे printer पर print करता है।
Group Whatsapp Required	किसी WhatsApp group को भेजना enable करता है।
Whatsapp Message / Payment Reminder Message	default WhatsApp text / reminder text (free text)।
Automatic Upload Invoice Pdf With Invoice	invoice PDF अपने आप upload करता है।

Reports & masters — Feature	यह क्या करता है
Default Nature of Report Ledger	default statement style: Summarized / Detailed / Inventory / Monthly / Date…
Balance Sheet Style	Balance Sheet का New या Old layout।
Item Ledger Report Style	Monthly या Summarized।
Show PAN in Header / Show Reference Number in Ledger Report	reports पर extra columns/fields।
Rate1–5 Name	पाँच item rate boxes का नाम बदलता है (खाली = छिपाता है)।
ItemGroup1–4 Name	चार item-group boxes का नाम बदलता है (खाली = छिपाता है)।
Rebate1–3 Name / RebateAfterTax Name	discount/rebate boxes का नाम बदलता है।
Voucher Remark 3 / 4 Name	extra voucher remark boxes का नाम बदलता है (खाली = छिपाता है)।
SalesMan Name / Customer Code Required In Ledger	salesman box का नाम बदलता है / customer code ज़रूरी करता है।

Locking, approval & numbering — Feature	यह क्या करता है
Required Voucher Freeze	period-lock on करता है (देखें Voucher Freeze)।
Required Balance Freeze In Ledger	किसी एक ledger को freeze करने देता है।
Required VoucherPrint Before Voucher Approval	approve करने से पहले print करना ज़रूरी।
Required Automatic Ledger Code	नए ledgers के लिए अपने आप code बनाता है।
Required Auto Generate Reference No In Purchase	अगर खाली छोड़ा हो तो purchase Ref. No. अपने आप भरता है।
Mode Of Payment is Compulsory	receipts/payments पर MOP ज़रूरी करता है।
Receipt/Payment Format	Standard / BillByBill / Both — default receipt-payment entry style।

Tip

जब कोई customer कहे “मेरी screen अलग है” या “यह मुझे X करने नहीं देता”, तो सबसे पहले Control Room जाँचें — user permissions के तुरंत बाद।

Tip

बदलाव के बाद हमेशा user को re-login करने को कहें — values login पर load होती हैं।

Tip

किसी feature को name से ढूँढने के लिए Control Room screen के search box का इस्तेमाल करें — ऊपर दी गई exact spellings match करेंगी।

Common questionsआम सवाल

“Why does this customer's screen behave differently?”“इस customer की screen अलग बर्ताव क्यों करती है?”

Almost always a Control Room setting (after user permissions). One feature, applied company-wide.

लगभग हमेशा कोई Control Room setting (user permissions के बाद)। एक feature, पूरी company पर लागू।

I changed a setting but nothing happened.मैंने setting बदली पर कुछ नहीं हुआ।

Values load at login — ask the user to re-login.

values login पर load होती हैं — user को re-login करने को कहें।

How do I find a setting fast?किसी setting को तेज़ी से कैसे ढूँढूँ?

Use the search box on the Control Room screen and type part of the feature name.

Control Room screen के search box में feature name का कुछ हिस्सा type करें।

Self Test · for support trainingSelf Test · support training के लिए

Not attemptedअभी नहीं किया

3 quick questions — pick an answer to see if it's right and why. For team practice; it doesn't affect your progress.3 छोटे सवाल — कोई answer चुनें और देखें सही है या नहीं, और क्यों। Team practice के लिए; इससे आपकी progress पर कोई असर नहीं पड़ता।

Q1.After changing a Control Room value you must…Control Room value बदलने के बाद आपको करना चाहिए…

Answer:जवाब: Settings load at login, so a re-login applies them. Settings login पर load होती हैं, इसलिए re-login उन्हें लागू करता है।

Q2.A Control Room feature ending in ‘Name’ with a blank value…‘Name’ पर खत्म होने वाला Control Room feature जिसकी value खाली हो…

Answer:जवाब: A blank ‘…Name’ hides the box it controls. खाली ‘…Name’ जिस box को control करता है उसे छिपा देता है।

Q3.Negative-stock billing is set in the…negative-stock billing कहाँ set होती है…

Answer:जवाब: It's a per-user right, not a Control Room switch. यह per-user right है, Control Room switch नहीं।

‹ Previous‹ पिछला

Meta Settings (field widths)Meta Settings (field widths)

Next ›अगला ›

Voucher Freeze / Period LockVoucher Freeze / Period Lock