Part 1Part 1 · Basic Trainingबेसिक ट्रेनिंग · Chapter 2 of 41चैप्टर 2 / 41

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How to reach itList tab›Product›Product›then Add

इसे कहाँ पाएँList tab›Product›Product›then Add

OverviewOverview

An item is a product you trade. It carries its HSN code, tax rate, selling/purchase rates, and whether stock is tracked. Once set up, billing just picks the item and everything (tax, rate, stock) flows automatically.

item वह product है जिसका आप trade करते हैं। यह अपने साथ HSN code, tax rate, selling/purchase rates, और stock track होता है या नहीं, यह सब रखता है। एक बार set up हो जाने पर, billing बस item चुन लेता है और सब कुछ (tax, rate, stock) अपने आप चलता है।

Why it mattersयह क्यों ज़रूरी है

Well-set items mean faster billing, correct GST on every invoice, and accurate stock without extra work.अच्छी तरह set किए गए items का मतलब है तेज़ billing, हर invoice पर सही GST, और बिना extra काम के accurate stock।

In detail

An item is anything you buy or sell and want to track — a product on the shelf, or a service you charge for. You create one item per product; after that, billing just picks the item and its tax, rate and stock all flow in automatically.

Two things on an item matter for GST: the HSN code (the government's product code) and the Tax Category (the GST rate). Set these once and every invoice is correct forever. If you keep stock of it set Maintain Stock = Yes; for a pure service set it to No.

As with ledgers, you don't have to add every item up front — you can create one on the fly while billing, using the Create link on the product box.

Step by step

Open it — List tab → Product group → Product, then click Add. (Items are called Product in the menu.)
Item Group — pick the category (e.g. Biscuits); create it inline if it doesn't exist.
Name — the product name as it should print, e.g. ‘Parle-G 100g’.
Unit of Measure — how you sell it (PCS, KGS, BOX…).
HSN Code — letters and numbers only, no special characters (e.g. 1905), and Tax Category — the GST slab (e.g. GST 18%).
Rate On — whether the rate is per piece, weight or box.
Sale Rate, Purchase Rate, MRP — the default prices (any can be changed at billing if the user is allowed).
Maintain Stock = Yes for goods (No for services); set Min / Max levels and Godown if you use them.
Leave Status = Enable and press Ctrl+S to save.

Field	What to enter / why
Item Group 1–4	Category levels (brand, range…). Drive grouped reports and quicker selection.
Name / Alias	Product name, and an optional short code to search by.
Unit of Measure	Selling unit — PCS, KGS, BOX, LTR, MTR.
HSN Code	Government product code (letters/numbers only — no special characters) — printed and used in GST returns.
Tax Category	The GST slab (e.g. 18%) — decides the tax on every bill for this item.
Rate On	Rate basis: Pieces / Weight / Box.
Sale / Purchase Rate, MRP	Default prices used while billing.
Maintain Stock	Yes for goods (tracks quantity); No for services.
Min / Max Level	Reorder thresholds — feed the Stock Warning report.
Godown	Default location for this item's stock.

Example

Adding a product. Parle-G 100g biscuits. Item Group = Biscuits, Name = Parle-G 100g, Unit = PCS, HSN = 1905, Tax Category = GST 18%, Rate On = Pieces, Sale Rate = 10, Purchase Rate = 8, Maintain Stock = Yes → Save. Selling it now auto-adds 18% GST, uses ₹10, and reduces stock by the quantity billed.

Tip

Duplicate item names are rejected (‘Item Name … already exist’).

Tip

You can create an item mid-invoice via the Create link on the product box.

Watch out

HSN may contain letters and numbers only — special characters are rejected (“HSN Code can only contain alphabets and numbers. Special characters are not allowed.”). If a rate box (e.g. ‘Rate 3’) looks missing, its name was left blank in the Control Room — a blank name hides that box.

Technical details · for support

Admin settings behind this screen (set once, then re-login):

Show / name the extra rate & group boxes: Control Room → the item ‘rate name’ / ‘group name’ settings → type a name to show a box (blank hides it).
What a rate change does at billing: Control Room → ‘Action On Rate Change’ → Ask / Update with Voucher Only / Update with Item Master / Update with Ledger Master.
Barcodes: enable barcode printing in the Control Room to print item barcodes.
Who can add / edit items: Administration → User → the user → set the Item access level; limit to certain item groups with Item Permissions.

Watch out

After changing any Control Room setting, ask the user to re-login — settings load at login.

In detail

एक item वह सब कुछ है जो आप खरीदते या बेचते हैं और track करना चाहते हैं — shelf पर रखा कोई product, या कोई service जिसके आप पैसे लेते हैं। आप हर product के लिए एक item बनाते हैं; उसके बाद billing बस item चुन लेता है और उसका tax, rate और stock सब अपने आप आ जाता है।

किसी item पर दो चीज़ें GST के लिए मायने रखती हैं: HSN code (सरकार का product code) और Tax Category (GST rate)। इन्हें एक बार set कर दें तो हर invoice हमेशा के लिए सही रहती है। अगर आप इसका stock रखते हैं तो Maintain Stock = Yes करें; pure service के लिए इसे No रखें।

ledgers की तरह, आपको हर item पहले से जोड़ना ज़रूरी नहीं — आप billing करते-करते भी, product box पर मौजूद Create link से एक item बना सकते हैं।

Step by step

इसे खोलें — List tab → Product group → Product, फिर Add पर click करें। (menu में items को Product कहा जाता है।)
Item Group — category चुनें (जैसे Biscuits); अगर मौजूद न हो तो inline बनाएँ।
Name — product का नाम जैसे वह print होना चाहिए, जैसे ‘Parle-G 100g’।
Unit of Measure — आप इसे कैसे बेचते हैं (PCS, KGS, BOX…)।
HSN Code — सिर्फ़ letters और numbers, कोई special character नहीं (जैसे 1905), और Tax Category — GST slab (जैसे GST 18%)।
Rate On — rate per piece है, weight पर या box पर।
Sale Rate, Purchase Rate, MRP — default prices (अगर user को अनुमति हो तो billing के समय कोई भी बदला जा सकता है)।
Maintain Stock = goods के लिए Yes (services के लिए No); अगर इस्तेमाल करते हैं तो Min / Max levels और Godown set करें।
Status = Enable रहने दें और save करने के लिए Ctrl+S दबाएँ।

Field	क्या डालें / क्यों
Item Group 1–4	category levels (brand, range…)। grouped reports चलाते हैं और तेज़ selection देते हैं।
Name / Alias	product का नाम, और एक optional छोटा code जिससे search कर सकें।
Unit of Measure	selling unit — PCS, KGS, BOX, LTR, MTR।
HSN Code	सरकारी product code (सिर्फ़ letters/numbers — कोई special character नहीं) — print होता है और GST returns में इस्तेमाल होता है।
Tax Category	GST slab (जैसे 18%) — इस item के हर bill पर tax तय करता है।
Rate On	rate basis: Pieces / Weight / Box।
Sale / Purchase Rate, MRP	billing के दौरान इस्तेमाल होने वाले default prices।
Maintain Stock	goods के लिए Yes (quantity track करता है); services के लिए No।
Min / Max Level	reorder thresholds — Stock Warning report को feed करते हैं।
Godown	इस item के stock की default location।

Example

एक product जोड़ना। Parle-G 100g biscuits। Item Group = Biscuits, Name = Parle-G 100g, Unit = PCS, HSN = 1905, Tax Category = GST 18%, Rate On = Pieces, Sale Rate = 10, Purchase Rate = 8, Maintain Stock = Yes → Save। अब इसे बेचने पर अपने आप 18% GST जुड़ता है, ₹10 इस्तेमाल होता है, और bill की गई quantity जितना stock घट जाता है।

Tip

एक जैसे item names reject हो जाते हैं (‘Item Name … already exist’)।

Tip

आप invoice के बीच में ही product box पर मौजूद Create link से item बना सकते हैं।

Watch out

HSN में सिर्फ़ letters और numbers हो सकते हैं — special characters reject होते हैं (“HSN Code can only contain alphabets and numbers. Special characters are not allowed.”)। अगर कोई rate box (जैसे ‘Rate 3’) गायब लगे, तो उसका नाम Control Room में खाली छोड़ा गया है — खाली नाम उस box को छिपा देता है।

Technical details · for support

इस screen के पीछे की admin settings (एक बार set करें, फिर re-login):

extra rate & group boxes दिखाएँ / नाम दें: Control Room → item ‘rate name’ / ‘group name’ settings → box दिखाने के लिए नाम type करें (खाली छिपाता है)।
billing पर rate change क्या करता है: Control Room → ‘Action On Rate Change’ → Ask / Update with Voucher Only / Update with Item Master / Update with Ledger Master।
Barcodes: item barcodes print करने के लिए Control Room में barcode printing enable करें।
कौन items जोड़/edit कर सकता है: Administration → User → user → Item access level set करें; Item Permissions से कुछ item groups तक सीमित करें।

Watch out

कोई भी Control Room setting बदलने के बाद, user को re-login करने को कहें — settings login पर load होती हैं।

Common questionsआम सवाल

The GST on this item's bills is wrong.इस item के bills पर GST गलत आ रहा है।

Open the item and check its Tax Category (the GST slab). If an item moved to a different slab, change its Tax Category — don't edit tax on each bill.

item खोलें और उसकी Tax Category (GST slab) जाँचें। अगर कोई item अलग slab में चला गया है, तो उसकी Tax Category बदलें — हर bill पर tax edit न करें।

Saving an item says the HSN is invalid.item save करने पर कहता है कि HSN invalid है।

HSN may contain letters and numbers only — special characters are rejected (“HSN Code can only contain alphabets and numbers…”).

HSN में सिर्फ़ letters और numbers हो सकते हैं — special characters reject होते हैं (“HSN Code can only contain alphabets and numbers…”)।

A rate box (e.g. “Rate 3”) is missing on the item screen.item screen पर कोई rate box (जैसे “Rate 3”) गायब है।

Its name was left blank in the Control Room (‘Rate3 Name’). A blank name hides that box; type a name to show it.

उसका नाम Control Room में खाली छोड़ा गया है (‘Rate3 Name’)। खाली नाम उस box को छिपा देता है; उसे दिखाने के लिए नाम type करें।

Item name won't save.item name save नहीं हो रहा।

Duplicate item names are rejected (“Item Name … already exist”). Use a distinct name or an Alias.

एक जैसे item names reject होते हैं (“Item Name … already exist”)। अलग नाम या Alias इस्तेमाल करें।

Self Test · for support trainingSelf Test · support training के लिए

Not attemptedअभी नहीं किया

3 quick questions — pick an answer to see if it's right and why. For team practice; it doesn't affect your progress.3 छोटे सवाल — कोई answer चुनें और देखें सही है या नहीं, और क्यों। Team practice के लिए; इससे आपकी progress पर कोई असर नहीं पड़ता।

Q1.Which two item fields make GST correct on every bill?कौन से दो item fields हर bill पर GST सही करते हैं?

Answer:जवाब: The HSN Code and the Tax Category (rate slab) set once make every future invoice correct. एक बार set की गई HSN Code और Tax Category (rate slab) हर आने वाली invoice को सही कर देती हैं।

Q2.For a pure service (no stock), you should set…pure service (कोई stock नहीं) के लिए आपको set करना चाहिए…

Answer:जवाब: Set Maintain Stock = No for services; Yes for goods you count. services के लिए Maintain Stock = No करें; जिन goods को आप गिनते हैं उनके लिए Yes।

Q3.HSN codes in MarwariPlus may contain…MarwariPlus में HSN codes में हो सकते हैं…

Answer:जवाब: Letters and numbers are allowed; special characters are rejected. letters और numbers की अनुमति है; special characters reject होते हैं।

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