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Part 1Part 1 · Basic Trainingबेसिक ट्रेनिंग · Chapter 7 of 41चैप्टर 7 / 41

Ledger reportLedger report

How to reach itAccounting tab›Financial Accounting›Report Ledger (or Ctrl+L)
इसे कहाँ पाएँAccounting tab›Financial Accounting›Report Ledger (या Ctrl+L)
OverviewOverview

The Ledger report is one account's complete statement — opening balance, every transaction, the running balance, and the closing balance. This is what you open to answer “what is this party's balance / send me their statement.”

Ledger report किसी एक account का पूरा statement है — opening balance, हर transaction, running balance, और closing balance. जब भी पूछना हो “इस party का balance क्या है / मुझे इनका statement भेजो”, तो आप यही खोलते हैं।

Why it mattersयह क्यों ज़रूरी है
The everyday answer to customer/supplier balance questions — and it exports straight to PDF/Excel to share.customer/supplier के balance के सवालों का रोज़मर्रा का जवाब — और यह सीधे PDF/Excel में export हो जाता है ताकि आप share कर सकें।
In detail

The Ledger report is one account's full statement for a period: the opening balance, every transaction in date order, a running balance after each, and the closing balance. It's the report you open dozens of times a day to answer ‘what does this customer owe?’ or ‘send me our account statement’.

It works for any account — a customer, a supplier, a bank or an expense head — and exports straight to PDF or Excel so you can email or WhatsApp it to the party.

Step by step
  1. Open it — Accounting tab → Financial Accounting → Report Ledger (shortcut Ctrl+L from the main window).
  2. Pick the party / account in the dialog — it shows each ledger's balance, group and GSTIN to help you pick the right one.
  3. Set the date range with the Date button (F2); change the party later with the Ledger button (F3).
  4. Read the running balance and the closing figure at the bottom.
  5. Export to Excel / PDF to share — or WhatsApp / E-Mail the statement straight from the report's toolbar — or double-click a row to open that voucher.
Example
Send a statement. Customer asks for their account: open the Ledger report, pick Sharma Traders, set 1 Apr – today, and export to PDF. They get opening balance, every bill and receipt, and the closing amount due.
Tip
For a party set to Bill-by-Bill, use the bill-wise outstanding views to see which specific invoices are unpaid (Features → Bill-by-Bill).
Tip
Double-click any line to jump straight to the underlying voucher.
Technical details · for support

Report defaults:

  1. Default date range / hidden filters: Report Date Setting → pick ‘Report Ledger’ → set its default range or an always-applied Hidden Clause.
  2. Extra statement styles (Detailed, Monthly, T-Format, Columnar…) are switched on per company from the Control Room.
विस्तार से

Ledger report किसी एक account का एक period का पूरा statement है: opening balance, तारीख के क्रम में हर transaction, हर एक के बाद running balance, और closing balance. यह वही report है जिसे आप दिन में दर्जनों बार खोलते हैं यह जानने के लिए कि ‘इस customer पर कितना बकाया है?’ या ‘हमारा account statement भेजो’।

यह किसी भी account के लिए काम करती है — customer, supplier, bank या expense head — और सीधे PDF या Excel में export हो जाती है ताकि आप इसे party को email या WhatsApp कर सकें।

कदम दर कदम
  1. खोलें — Accounting tab → Financial Accounting → Report Ledger (main window से shortcut Ctrl+L)।
  2. dialog में party / account चुनें — यह हर ledger का balance, group और GSTIN दिखाता है ताकि आप सही वाला चुन सकें।
  3. Date button (F2) से date range सेट करें; बाद में party बदलने के लिए Ledger button (F3) इस्तेमाल करें।
  4. running balance और सबसे नीचे closing figure पढ़ें।
  5. share करने के लिए Excel / PDF में export करें — या report के toolbar से सीधे statement WhatsApp / E-Mail करें — या किसी row पर double-click करके वह voucher खोलें।
उदाहरण
statement भेजना। customer अपना account माँगता है: Ledger report खोलें, Sharma Traders चुनें, 1 Apr – आज सेट करें, और PDF में export करें। उन्हें opening balance, हर bill और receipt, और बकाया closing amount मिल जाता है।
Tip
Bill-by-Bill पर सेट की गई party के लिए, यह देखने के लिए कि कौन-से specific invoices unpaid हैं, bill-wise outstanding views इस्तेमाल करें (Features → Bill-by-Bill)।
Tip
किसी भी line पर double-click करके सीधे उसके पीछे के voucher पर जाएँ।
Technical details · support के लिए

Report defaults:

  1. Default date range / hidden filters: Report Date Setting → ‘Report Ledger’ चुनें → इसका default range या हमेशा लागू होने वाला Hidden Clause सेट करें।
  2. अतिरिक्त statement styles (Detailed, Monthly, T-Format, Columnar…) हर company के लिए Control Room से चालू की जाती हैं।
Common questionsआम सवाल
A customer wants their account statement.एक customer अपना account statement चाहता है।
Open Report Ledger (Ctrl+L), pick the party, set the date range, and export to PDF — or WhatsApp/E-Mail it straight from the report's toolbar.
Report Ledger खोलें (Ctrl+L), party चुनें, date range सेट करें, और PDF में export करें — या report के toolbar से सीधे WhatsApp/E-Mail करें।
Which accounts can I open a ledger report for?किन accounts के लिए मैं ledger report खोल सकता हूँ?
Any account — a customer, supplier, bank or expense head — not just parties.
किसी भी account के लिए — customer, supplier, bank या expense head — सिर्फ़ parties के लिए नहीं।
The menu item is called something else.menu item का नाम कुछ और है।
It's named Report Ledger (Accounting tab → Financial Accounting), not just ‘Ledger’.
इसका नाम Report Ledger है (Accounting tab → Financial Accounting), सिर्फ़ ‘Ledger’ नहीं।
Self Test · for support trainingSelf Test · support training के लिए
Not attemptedअभी नहीं किया

3 quick questions — pick an answer to see if it's right and why. For team practice; it doesn't affect your progress.3 छोटे सवाल — कोई answer चुनें और देखें सही है या नहीं, और क्यों। Team practice के लिए; इससे आपकी progress पर कोई असर नहीं पड़ता।

Q1.The shortcut to open the Ledger report from the main window is…main window से Ledger report खोलने का shortcut है…

Answer:जवाब: Ctrl+L opens Report Ledger; F2 sets the date, Ctrl+E exports to Excel. Ctrl+L Report Ledger खोलता है; F2 date सेट करता है, Ctrl+E Excel में export करता है।

Q2.The Ledger report shows, for one account…Ledger report किसी एक account के लिए दिखाती है…

Answer:जवाब: It's the account's full statement: opening, each entry, running balance and closing. यह account का पूरा statement है: opening, हर entry, running balance और closing।

Q3.You can send the statement to the party directly by…आप statement सीधे party को भेज सकते हैं…

Answer:जवाब: The report toolbar can WhatsApp or e-mail the statement straight to the party. report toolbar statement को सीधे party को WhatsApp या e-mail कर सकता है।
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