M+
MarwariPlus (M21)
Help & Trainingहेल्प और ट्रेनिंग
All chaptersसभी चैप्टर
Part 1Part 1 · Basic Trainingबेसिक ट्रेनिंग · Chapter 6 of 41चैप्टर 6 / 41

Trial BalanceTrial Balance

How to reach itAccounting tab›Financial Accounting›Trial Balance
इसे कहाँ पाएँAccounting tab›Financial Accounting›Trial Balance
OverviewOverview

The Trial Balance lists every account with its Debit or Credit balance. Total Debits must equal total Credits — a quick way to confirm the books are in order.

Trial Balance हर account को उसके Debit या Credit balance के साथ list करता है। कुल Debits कुल Credits के बराबर होने चाहिए — books ठीक हैं या नहीं यह जल्दी confirm करने का तरीका।

Why it mattersयह क्यों ज़रूरी है
A one-look health check of the whole company, and the starting point to drill into any account that looks off.पूरी company की एक-नज़र health check, और किसी भी ऐसे account में drill करने का शुरुआती बिंदु जो गड़बड़ लगे।
In detail

The Trial Balance is a list of every account with its closing balance in a Debit or Credit column. Because the software uses double entry, the two columns must add up to the same total — if they do, the books are internally consistent.

You can view it Group Wise (totals by group — the quick overview, Ctrl+X) or Ledger Wise (every ledger, Ctrl+Y), and in a Condensed or Detailed format. From any figure you can drill down: group → ledger → the actual vouchers behind it — which makes it the natural launch-pad for investigating anything that looks wrong.

Step by step
  1. Open it — Accounting tab → Financial Accounting → Trial Balance.
  2. Set the date range with the Date button (F2) — it opens on a sensible default.
  3. In the options box choose the Type of Grouping — Group Wise (by group) or Ledger Wise (by ledger) — and the Format — Condensed or Detailed. You can also tick what to show (opening, transactions, closing, zero-balance accounts).
  4. Read the Debit and Credit totals; double-click any figure to drill into the group, ledger and vouchers.
  5. Export to Excel (Ctrl+E) or PDF if you need to share it.
Example
Month-end check. Open Trial Balance for the month, glance that Debits = Credits, then double-click ‘Sundry Debtors’ to see each customer's balance, and again to see one customer's vouchers — all without leaving the report.
Tip
If a group total looks off, drill into it first — a ledger filed under the wrong group is the usual cause (fix it in the Ledger master).
Tip
Group Wise first for the overview, Ledger Wise only when you need account-level numbers.
Tip
Handy report keys (work in most reports): F2 date · F5 refresh · Ctrl+E Excel · Ctrl+P print · Ctrl+F find.
Technical details · for support

Report defaults:

  1. Default date range / hidden filters: Report Date Setting → pick this report → set its default range or an always-applied Hidden Clause.
  2. A Hidden Clause silently drops rows for everyone — check it here if a report ‘is missing entries’.
विस्तार से

Trial Balance हर account की एक list है जिसमें उसका closing balance Debit या Credit column में होता है। चूँकि software double entry use करता है, दोनों columns का total एक जैसा होना चाहिए — अगर होता है, तो books अंदरूनी तौर पर consistent हैं।

आप इसे Group Wise देख सकते हैं (group के हिसाब से totals — quick overview, Ctrl+X) या Ledger Wise (हर ledger, Ctrl+Y), और Condensed या Detailed format में। किसी भी आँकड़े से आप drill down कर सकते हैं: group → ledger → उसके पीछे के असली vouchers — जो इसे किसी भी गड़बड़ी की जाँच के लिए स्वाभाविक launch-pad बनाता है।

Step by step
  1. इसे खोलें — Accounting tab → Financial Accounting → Trial Balance।
  2. Date button (F2) से date range set करें — यह एक समझदार default पर खुलता है।
  3. options box में Type of Grouping चुनें — Group Wise (group के हिसाब से) या Ledger Wise (ledger के हिसाब से) — और Format — Condensed या Detailed। आप यह भी tick कर सकते हैं कि क्या दिखाना है (opening, transactions, closing, zero-balance accounts)।
  4. Debit और Credit totals पढ़ें; group, ledger और vouchers में drill करने के लिए किसी भी आँकड़े पर double-click करें।
  5. share करना हो तो Excel (Ctrl+E) या PDF में export करें।
Example
महीने के अंत की जाँच। महीने के लिए Trial Balance खोलें, देखें कि Debits = Credits, फिर हर customer का balance देखने के लिए ‘Sundry Debtors’ पर double-click करें, और एक customer के vouchers देखने के लिए फिर से — सब बिना report छोड़े।
Tip
अगर किसी group का total गड़बड़ लगे, तो पहले उसमें drill करें — गलत group में filed कोई ledger इसका सामान्य कारण होता है (इसे Ledger master में ठीक करें)।
Tip
overview के लिए पहले Group Wise, account-level numbers चाहिए तभी Ledger Wise।
Tip
काम के report keys (ज़्यादातर reports में चलते हैं): F2 date · F5 refresh · Ctrl+E Excel · Ctrl+P print · Ctrl+F find।
Technical details · for support

Report defaults:

  1. Default date range / hidden filters: Report Date Setting → यह report चुनें → इसका default range या हमेशा लागू होने वाला Hidden Clause set करें।
  2. एक Hidden Clause सबके लिए चुपचाप rows हटा देता है — अगर कोई report ‘entries missing’ लगे तो इसे यहाँ check करें।
Common questionsआम सवाल
A group total looks wrong on the Trial Balance.Trial Balance पर किसी group का total गलत लगता है।
Drill into it (double-click) — usually a ledger is filed under the wrong group. Fix the group on the Ledger master and it corrects itself.
उसमें drill करें (double-click) — आमतौर पर कोई ledger गलत group में filed होता है। Ledger master पर group ठीक करें और यह अपने-आप सही हो जाता है।
What's the difference between Group Wise and Ledger Wise?Group Wise और Ledger Wise में क्या फ़र्क है?
Group Wise (Ctrl+X) shows totals by group — the quick overview. Ledger Wise (Ctrl+Y) lists every account.
Group Wise (Ctrl+X) group के हिसाब से totals दिखाता है — quick overview। Ledger Wise (Ctrl+Y) हर account को list करता है।
A report seems to be missing entries.किसी report में entries missing लगती हैं।
Check Report Date Setting → the report's Hidden Clause. A Hidden Clause silently drops rows for everyone.
Report Date Setting → उस report का Hidden Clause check करें। एक Hidden Clause सबके लिए चुपचाप rows हटा देता है।
Self Test · for support trainingSelf Test · support training के लिए
Not attemptedअभी नहीं किया

3 quick questions — pick an answer to see if it's right and why. For team practice; it doesn't affect your progress.3 छोटे सवाल — कोई answer चुनें और देखें सही है या नहीं, और क्यों। Team practice के लिए; इससे आपकी progress पर कोई असर नहीं पड़ता।

Q1.On a Trial Balance, total Debits should equal…Trial Balance पर, कुल Debits बराबर होने चाहिए…

Answer:जवाब: Double entry means Debits always equal Credits — that's what the Trial Balance proves. double entry का मतलब Debits हमेशा Credits के बराबर — यही Trial Balance साबित करता है।

Q2.Which view gives a quick totals-by-group overview?कौन-सा view group के हिसाब से quick totals overview देता है?

Answer:जवाब: Group Wise (Ctrl+X) totals by group; Ledger Wise lists every account. Group Wise (Ctrl+X) group के हिसाब से totals देता है; Ledger Wise हर account list करता है।

Q3.You can drill from a Trial Balance figure down to…आप Trial Balance के किसी आँकड़े से drill कर सकते हैं…

Answer:जवाब: Double-click drills group → ledger → the vouchers, so it's a launch-pad for investigating. double-click group → ledger → vouchers तक drill करता है, इसलिए यह जाँच का launch-pad है।
‹ Previous‹ पिछला
Payment & ReceiptPayment & Receipt
Next ›अगला ›
Ledger reportLedger report