The Company (Business) record holds your firm's legal identity and financial-year dates. The Branch record holds the address, bank details and — most importantly — the credentials used for e-Invoice, e-Way Bill, email and WhatsApp.
Company (Business) record में आपकी firm की legal identity और financial-year की तारीख़ें होती हैं। Branch record में address, bank details और — सबसे ज़रूरी — e-Invoice, e-Way Bill, email और WhatsApp के लिए इस्तेमाल होने वाले credentials होते हैं।
Two screens on the Administration tab: Business (the company's identity and financial year) and Branch (address, credentials and bank details). Bigger businesses can have several branches under one company.
| Field | What to enter |
|---|---|
| Start Date / End Date | First and last day of the financial year (usually 1 Apr – 31 Mar). Vouchers can't be dated outside this range. |
| Freeze Upto | Locks the books up to this date — see the warning below. |
| Name | The trade/display name shown across the software and on prints. |
| Legal Name | The registered name as per PAN/GST (used on statutory documents like e-Invoice) — can differ from the trade name. |
| PAN / TAN / CIN | Income-tax PAN; TAN for TDS; CIN for registered companies (Pvt Ltd / Ltd). |
| IEC | Import-Export Code — only if the business imports/exports. |
| MSME / StartUp | Udyam (MSME) and Startup India registration numbers, if registered. |
| Licence Number | Any trade/industry licence (drug licence, FSSAI…) to show on documents. |
| Wallpaper Image | An optional background image for the software — use the Browse button to pick a file. |
| Branch field | What to enter / what it controls |
|---|---|
| Name | The branch name (read-only here) — identifies the branch everywhere. |
| Address 1/2, City, State, Pincode | The branch address printed on invoices. State also decides CGST+SGST vs IGST. |
| Email, Contact Number / Person | Branch contact details printed on documents. |
| GST Number | The branch's GSTIN — printed on invoices and used in all GST/e-Invoice/e-Way work. |
| GST UserName | The GST-portal username for this GSTIN — for filing/fetching returns through the software. |
| LUT Number | Letter of Undertaking number — lets you make export invoices without paying IGST. |
| E-Invoice Username / Password | Login for the e-Invoice (IRP) account — used to fetch IRN + QR automatically. |
| E-Way Bill Username / Password | Login for the e-Way Bill account — used to generate e-Way bills automatically. |
| SMTP Host / Password | Outgoing mail server and password used to email invoices from this branch. |
| SMS API | The SMS gateway URL used to send SMS from this branch. |
| WhatsApp Gateway | Which service sends WhatsApp — AutoSender or RedLava. Fill the matching credentials below. |
| WhatsApp API / Username / Password | AutoSender gateway URL and login (used when Gateway = AutoSender). |
| WhatsApp Group | The group where voucher PDFs go when a series is set to send ‘To WhatsAppGroup’. |
| RedLava PhoneId / ApiKey | RedLava gateway credentials (used when Gateway = RedLava), paired with the series' RedLava template. |
| Bank Name / Branch / IFSC / A/c No. (×2) | One or two bank accounts printed in the invoice's bank-details block for customer payments. |
Administration tab पर दो screens: Business (company की identity और financial year) और Branch (address, credentials और bank details)। बड़े businesses में एक company के अंदर कई branches हो सकती हैं।
| Field | क्या डालें |
|---|---|
| Start Date / End Date | financial year का पहला और आखिरी दिन (आमतौर पर 1 Apr – 31 Mar)। इस range के बाहर की तारीख़ के vouchers नहीं बन सकते। |
| Freeze Upto | इस तारीख़ तक books को lock कर देता है — नीचे दी चेतावनी देखें। |
| Name | trade/display नाम जो software में और prints पर दिखता है। |
| Legal Name | PAN/GST के अनुसार registered नाम (e-Invoice जैसे statutory documents पर इस्तेमाल होता है) — trade name से अलग हो सकता है। |
| PAN / TAN / CIN | Income-tax PAN; TDS के लिए TAN; registered companies (Pvt Ltd / Ltd) के लिए CIN। |
| IEC | Import-Export Code — सिर्फ़ तभी जब business import/export करता हो। |
| MSME / StartUp | Udyam (MSME) और Startup India registration numbers, अगर registered हों। |
| Licence Number | कोई trade/industry licence (drug licence, FSSAI…) जो documents पर दिखाना हो। |
| Wallpaper Image | software के लिए एक optional background image — file चुनने के लिए Browse button इस्तेमाल करें। |
| Branch field | क्या डालें / यह क्या नियंत्रित करता है |
|---|---|
| Name | branch का नाम (यहाँ read-only) — हर जगह branch को पहचानता है। |
| Address 1/2, City, State, Pincode | invoices पर छपने वाला branch का address. State यह भी तय करता है कि CGST+SGST लगे या IGST। |
| Email, Contact Number / Person | documents पर छपने वाले branch के contact details। |
| GST Number | branch का GSTIN — invoices पर छपता है और सभी GST/e-Invoice/e-Way काम में इस्तेमाल होता है। |
| GST UserName | इस GSTIN के लिए GST-portal username — software के ज़रिए returns file/fetch करने के लिए। |
| LUT Number | Letter of Undertaking number — इससे आप IGST भरे बिना export invoices बना सकते हैं। |
| E-Invoice Username / Password | e-Invoice (IRP) account का login — IRN + QR अपने-आप fetch करने के लिए इस्तेमाल होता है। |
| E-Way Bill Username / Password | e-Way Bill account का login — e-Way bills अपने-आप generate करने के लिए इस्तेमाल होता है। |
| SMTP Host / Password | outgoing mail server और password जिससे इस branch से invoices email होती हैं। |
| SMS API | SMS gateway URL जिससे इस branch से SMS भेजी जाती है। |
| WhatsApp Gateway | कौन-सी service WhatsApp भेजती है — AutoSender या RedLava। नीचे मिलते-जुलते credentials भरें। |
| WhatsApp API / Username / Password | AutoSender gateway URL और login (तब इस्तेमाल होता है जब Gateway = AutoSender)। |
| WhatsApp Group | वह group जहाँ voucher PDFs जाती हैं जब कोई series ‘To WhatsAppGroup’ भेजने पर सेट हो। |
| RedLava PhoneId / ApiKey | RedLava gateway credentials (तब इस्तेमाल होते हैं जब Gateway = RedLava), series के RedLava template के साथ जोड़े हुए। |
| Bank Name / Branch / IFSC / A/c No. (×2) | एक या दो bank accounts जो customer के payments के लिए invoice के bank-details block में छपते हैं। |
3 quick questions — pick an answer to see if it's right and why. For team practice; it doesn't affect your progress.3 छोटे सवाल — कोई answer चुनें और देखें सही है या नहीं, और क्यों। Team practice के लिए; इससे आपकी progress पर कोई असर नहीं पड़ता।
Q1.“Voucher cannot be created on this Date” points to…“Voucher cannot be created on this Date” इशारा करता है…
Q2.e-Invoice and e-Way login credentials live on the…e-Invoice और e-Way login credentials रहते हैं…
Q3.The company's financial-year dates are set on the…company की financial-year की तारीख़ें सेट होती हैं…